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最新消息 > 辦公用品也是錢!OA系統只需4步幫你優化管理

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泛微發布時間:18-09-0718:02小到紙、筆、便簽,大到鼠標桌椅、鍵盤,這些用“錢”購入的資產,卻總是被企業忽視,管理者對辦公用品使用現狀,一問三不知:上個月剛采購的一批筆記本,這個月就沒了?哪些人領用的,使用頻率如何?不知道!倉庫里那么多桌椅用品積壓,什麼時候采購的,還能不能用?不知道!今天這個部門要換桌子、明天那個部門換椅子,那些有問題的桌椅去哪了?維修了嗎?還是不知道!管理者不過問、不清楚的狀態,只會讓企業資產在積少成多的麻煩中悄悄流失。泛微OA系統針對企業當前狀況,用電子化的管理方式將辦公用品流轉情況顯性化,采購、領用、維修、報廢。全程記錄,隨時隨地查。“分4步”理清優化辦公用品管理效率1、按需采購,庫存合理管控傳統管理方式下,行政人員的采購工作往往陷入被動,要么庫存告急了才買、要么買多了沒人用。行政人員對企業辦公用品的把控還停留在眼觀、手查階段,想做一次盤點更是麻煩重生。在泛微流程化的申領環境下,辦公用品的存量直接由報表統計,系統自動根據采購、領用、報廢流程的產生,實時更新物品狀態,數量一查即有。(辦公物品報表)在流程信息的監管作用下,一旦物品庫存告急,會及時觸發預警流程,提醒相關負責人及時采購,以免耽誤使用。(庫存預警設置)所有采購行為都由流程進行實時審批,買什麼、買多少領導都能隨時了解,根據后臺庫存數據準確給出審批意見。2、信息備案,電子臺帳好打理過去辦公用品信息依靠excel表格維護,任何變動全靠人工自覺錄入,一旦忘記或者遺漏都會出現賬、物不符,影響管理決策。OA系統辦公用品備案,形成電子信息臺帳,物品種類、庫存數量、使用人等信息一一呈現。(資產入庫)無論是領用、維修還是報廢,所有變動信息系統都會通過流程抓取實時更新,就猶如信息監視看板,無需手工核對,信息準確性高。(資產卡片)所有入庫物品實行條碼化管理,電腦、桌椅信息錄入條碼,隨時打印作為標簽,掃一掃就能知道所有使用信息。(條碼使用)3、快捷領用,手機、PC多渠道申領提高使用效率是企業優化辦公用品管理的重要目的之一,以前,各個部門想領用什麼用品,必須找行政填單、找領導簽字,一次領用要耽誤多人時間,萬一領導不在找不到人簽字還會耽誤使用。(移動端)移動化、智能化的領用環境下,員工直接拿出手機就能提交領用需求,領導隨時隨地審批,無懼距離,大大節省了溝通時間,提高使用體驗。4、落實責任,采購、使用信息全程記錄電腦、桌椅等大型辦公物品使用過程中丟失、損壞該如何追責?到哪里調取使用記錄?幾次轉手使用,你知道是哪個環節出了問題嗎?做好各個環節的信息記錄,可以為日后的核查、追責工作提供便利。員工離職自動追逐物品歸還情況:泛微OA系統主張電子化的使用環境,將每個員工的資產領用信息直接落實到個人信息卡片,一旦出現人員離職隨時跟蹤資產歸還情況,防止未收回而產生的資產丟失。(個人資產領用信息卡片)辦公用品管理工作能通過泛微OA系統落實流程、理清責任,各個環節的管理、使用情況智能盤點、隨時追查,讓企業管理者知道資產去向、讓使用者輕松領用辦公物品。

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